Skip to main content
Tag

e-mails

zakelijke mail

7 tips voor kortere e-mails waarop je sneller antwoord krijgt

By E-mails schrijvenNo Comments

In deze post lees je een klein drama over een zakelijke mail die ik stuurde, maar je krijgt ook informatie over de seksuele gewoontes van vleermuizen.

‘Hij heeft nog steeds niet geantwoord’, zei ik tegen een kantoorgenoot. Ik was heen en weer aan het mailen met een redacteur van een krant over een reisverhaal dat ik wilde maken. Ongeduldig zat ik te wachten totdat hij mijn laatste bericht zou beantwoorden, al drie dagen checkte ik om het halfuur in mailbox.

Ik was eerst vooral verontwaardigd dat hij niet reageerde. Toen besefte ik: zelf wacht ik soms ook lang met het beantwoorden van e-mails. Zelfs als ik weet dat de afzender erop zit te wachten.

Vorig jaar schreef ik een artikel in de Volkskrant over de vraag waarom het zo lastig is om praatjes aan te knopen met vreemden. Mijn mailbox zat een dag later vol met mails van mensen die zich in het verhaal herkenden.

Ik beantwoordde ze allemaal, behalve het langste bericht. Het kwam van een vrouw die regelmatig probeerde om praatjes te maken met onbekenden, maar meestal werd afgewimpeld.

Ze vroeg hoe ik te werk was gegaan, wat ik van haar verhaal vond, of haar aanpak niet raar was en ze deed een paar jeugdervaringen uit de doeken.  Het mailtje bestond uit zeker zes alinea’s met vragen en ervaringen.

Ik was vereerd door haar mail, maar ook geïmponeerd. Door de lap tekst had ik het gevoel dat ik een lange, indrukwekkende e-mail moest terugsturen, maar ik wist niet precies wat ik haar moest schrijven. Daarnaast had ik die dag een deadline.

Ik stelde het antwoord uit.

Mijn zakelijke mail over het reisverhaal aan de redacteur was vergelijkbaar met de mail van de vrouw. Het bericht bevatte meerdere vragen: wat vond hij van het idee voor het reisverhaal? Wat dacht hij van de route?  Ik begon ook over de onkosten die wilde hebben en ik gooide een balletje op over een fotograaf die ik wilde meenemen en hoe veel zij zou kosten.

Het is niet zo gek dat hij het antwoord uitstelde. Een zakelijke mail is geen brief waar mensen voor gaan zitten met een kop koffie, ze willen snel door met hun werk.

Je kunt een mailwisseling volgens mij vergelijken met een gesprek. Als iemand vijf minuten aan het woord blijft, verlies je je aandacht.

In het vervolg van deze post krijg je 7 tips voor minder langdradigheid in je mails.

Read More