7 tips voor kortere e-mails waarop je sneller antwoord krijgt

zakelijke mail

In deze post lees je een klein drama over een zakelijke mail die ik stuurde, maar je krijgt ook informatie over de seksuele gewoontes van vleermuizen.

‘Hij heeft nog steeds niet geantwoord’, zei ik tegen een kantoorgenoot. Ik was heen en weer aan het mailen met een redacteur van een krant over een reisverhaal dat ik wilde maken. Ongeduldig zat ik te wachten totdat hij mijn laatste bericht zou beantwoorden, al drie dagen checkte ik om het halfuur mijn mailbox.

Ik was eerst vooral verontwaardigd dat hij niet reageerde. Toen besefte ik: zelf wacht ik soms ook lang met het beantwoorden van zakelijke e-mails. Zelfs als ik weet dat de afzender erop zit te wachten.

Vorig jaar schreef ik een artikel in de Volkskrant over de vraag waarom het zo lastig is om praatjes aan te knopen met vreemden. Mijn mailbox zat een dag later vol met mails van mensen die zich in het verhaal herkenden.

Ik beantwoordde ze allemaal, behalve het langste bericht. Het kwam van een vrouw die regelmatig probeerde om praatjes te maken met onbekenden, maar meestal werd afgewimpeld.

Ze vroeg hoe ik te werk was gegaan, wat ik van haar verhaal vond, of haar aanpak niet raar was en ze deed een paar jeugdervaringen uit de doeken.  Het mailtje bestond uit zeker zes alinea’s met vragen en ervaringen.

Ik was vereerd door haar mail, maar ook geïmponeerd. Door de lap tekst had ik het gevoel dat ik een lange, indrukwekkende e-mail moest terugsturen, maar ik wist niet precies wat ik haar moest schrijven. Daarnaast had ik die dag een deadline.

Ik stelde het antwoord uit.

Mijn zakelijke mail over het reisverhaal aan de redacteur was vergelijkbaar met de mail van de vrouw. Het bericht bevatte meerdere vragen: wat vond hij van het idee voor het reisverhaal? Wat dacht hij van de route?  Ik begon ook over de onkosten die ik vergoed wilde hebben en ik gooide een balletje op over een fotograaf die ik wilde meenemen en hoe veel zij zou kosten.

Het is niet zo gek dat hij het antwoord uitstelde. Een zakelijke mail is geen brief waar mensen voor gaan zitten met een kop koffie, ze willen snel door met hun werk.

Je kunt een mailwisseling volgens mij vergelijken met een gesprek. Als iemand vijf minuten aan het woord blijft, verlies je je aandacht.

Ik stel mezelf daarom tot doel om elke zakelijke mail zo kort mogelijk te houden. Vooral als iets me erg aan het hart gaat (zoals een verhaal dat ik graag wil maken) moet ik streng zijn voor mezelf, dan heb ik nogal eens de neiging om uit te wijden.

Met deze 5 regels dwing ik mezelf tot kortere zinnen en minder langdradigheid

1. Schrijf niet meer dan vijf zinnen in een zakelijke e-mail

In het begin van mijn journalistieke carrière schreef ik soms dit soort e-mails naar mensen die ik wilde interviewen.

Hallo meneer X,

We kennen elkaar nog niet. Mijn naam is Dennis Rijnvis. Ik ben wetenschapsjournalist voor verschillende kranten en tijdschriften. Op dit moment schrijf ik een verhaal over het paargedrag van vleermuizen. Ik las dat u gespecialiseerd bent in het paargedrag bonte lantsvleermuizen. Zou u bereid zijn tot een interview over dit onderwerp? Zelf ben ik geen bioloog, maar ik heb me goed ingelezen in het onderwerp. In het artikel wil ik vooral ingaan op een recente studie waaruit blijkt dat vleermuizen vaak aan orale seks doen. Daarmee wil ik het interview niet in het belachelijke trekken, veel van onze lezers zijn oprecht geïnteresseerd in het onderwerp. Heeft u de studie gelezen? We zouden het interview bijvoorbeeld komende maandag of dinsdag telefonisch kunnen doen? (ik kan ook langskomen als u dat liever heeft). Als u het op die dagen druk heeft, kan donderdag ook. Mijn uiterste deadline ligt op vrijdag.

Cut the crap. Deze zakelijke mail bevat te veel vragen, veronderstellingen en overbodige informatie.

Een goed bericht bestaat volgens mij uit slechts uit vier elementen.

  1. Je stelt jezelf voor (als de ontvanger je nog niet kent)
  2. Je zegt wat je wilt.
  3. Je geeft de ontvanger een goede reden om op je verzoek in te gaan.
  4. Je noemt een dag/termijn waarop je het gevraagde nodig hebt.

Meer dan vijf zinnen heb je daarom zelden nodig.  (Er bestaat zelfs een beweging op internet die mensen aanspoort om mails van maximaal vijf zinnen te schrijven).

Meneer X.

Mijn naam is Dennis Rijnvis, ik ben wetenschapsjournalist voor (naam krant). Ik las dat u gespecialiseerd bent in het paargedrag van bonte lansneusvleermuizen en zou daar graag aandacht aan besteden in een uitgebreid artikel. Zou ik u voor volgende week vrijdag telefonisch kunnen interviewen?

2. Stel niet te veel vragen in een zakelijke mail

Zie een e-mailwisseling als een gesprek: stel één vraag tegelijk, of in een noodgeval twee. Bij meer vragen, gaat de spontaniteit uit de mailwisseling. Het beantwoorden van de mail wordt een opgave en zal dus waarschijnlijk langer duren.

Bedenk goed wat de hoofdvraag is in je zakelijke mail. In de te langdradige mail aan de vleermuisman wil ik hem strikken voor een interview, ook wil een afspraak met hem maken. Deze twee vragen zou ik kunnen laten staan (of combineren tot één vraag: Zou ik u voor volgende week vrijdag telefonisch kunnen interviewen?)

Maar dit –

Heeft u de studie gelezen?  

– is totaal overbodig. Dit kan in een reply aan de orde komen, of tijdens het interview zelf.

3. Dek jezelf niet in als je een zakelijke mail schrijft

Ga niet van tevoren bedenken hoe de ander zal reageren, of wat diegene van je verwacht. Neem deze zin uit de eerste te langdradige mail aan de vleermuisman.

Daarmee wil ik het interview niet in het belachelijke trekken, veel van onze lezers zijn oprecht geïnteresseerd in het onderwerp.

Wie zegt dat hij vindt dat ik het interview in het belachelijke trek? Een mailwisseling is een gesprek. Je moet aangeven wat jij wilt, eventuele bezwaren brengt de ander wel ter sprake. Of niet.

4. Vervang een lange introductie of uitleg door een link

Wil je ingewikkelde informatie uitleggen, of jezelf uitgebreid introduceren, link dan naar je website of een pagina met uitleg. Zeg bijvoorbeeld: ‘hier kun je voorbeelden van mijn werk vinden’. Als degene echt geïnteresseerd is, zal hij kijken. Je schrikt hem of haar zo niet af met een extra blok tekst.

5. Kom niet in elke e-mail met een nieuwe aanhef

Dit is een kleinigheid, maar één keer ‘Beste Jan’ is genoeg in een mailwisseling van meerdere berichten. Soms betrap ik mezelf erop dat ik het bij iedere mail in hetzelfde gesprek opnieuw doe.

Je hoeft iemand niet elke keer opnieuw te groeten. Het geeft een mailwisseling iets formeels en langdradigs.

6. Voeg geen nietszeggende standaardboodschap toe aan het einde van een zakelijke e-mail

Alsjeblieft, zet onderaan je berichten niet ‘denk aan het milieu voordat u deze e-mail print’, tenzij je met je slechtziende oma mailt. Wie print zijn e-mails nog? Als je jezelf wilt profileren als milieubewust, neem dan zonnepanelen, of word lid van de milieubeweging.

Hetzelfde geldt eigenlijk voor alle standaardboodschappen. Ze zijn overbodig. Beperk je tot je naam, telefoonnummer en persoonlijke website (geen foto’s, emoticons, smileys).

7. Bonustip

Als je per se een boodschap wilt invoegen aan het einde van je e-mails, onderteken je berichten dan met een link naar de post die je nu leest (www.schrijfvis.nl/zakelijke-mail). Goede kans dat je mailwisselingen daarna vlotter zullen verlopen.

Of deel het bericht hieronder.

Schrijf je meer dan alleen zakelijke mails? Lees ook: 

Wil je meer professionele schrijftips? Schrijf je in voor mijn nieuwsbrief of volg me op Twitter voor meer tips over zakelijke mails.

 

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

Ontvang maandelijks de beste schrijftips (gratis)

Verhelder je teksten